9 Dicas de como fazer um evento corporativo de sucesso

9 Dicas de como fazer um evento corporativo de sucesso

Eventos corporativos possuem grandes oportunidade para uma empresa aumentar seus laços com clientes e fornecedores, mas para que o evento saia conforme o planejado é necessário que seja seguido à risca um planejamento bem detalhado de tudo o que pode ser investido.

Com a ajuda de especialistas selecionamos  xx dicas essenciais para elaborar um evento corporativo

1 –  Orçamento

Saiba adequar boas ideias aos recursos disponíveis para o evento. Nesta fase, muita criatividade e boas parcerias ajudam a otimizar os recursos. Se a verba não é possível para garantir as condições básicas de um evento, a melhor solução é uma reunião.

2 – Fornecedores

São eles que entregarão a qualidade que desejamos para a festa. Uma agência não sobrevive sem uma forte cadeia de fornecedores. Um bom parceiro não se descobre na pressão de um evento, portanto, conheça antes os seus fornecedores, ajude-os a otimizar recursos, divida com eles sua expectativa.

3 – Documentação

Um evento reúne inúmeras empresas e profissionais; geralmente, consome dias ou meses de trabalho. Tudo deve ser documentado com detalhes, apontando os deveres e direitos de cada parte envolvida. É o registro organizado das informações que permite o trabalho em equipe e o comprometimento de todos os envolvidos no processo. É neste momento que garantimos a reserva do local do evento, a segurança dos convidados, o investimento prévio de um fornecedor, a entrega de um brinde ou o bloqueio da agenda de uma personalidade.

4 – Sedução

Um evento é como um espetáculo e tem uma condição básica para existir: a presença do público. Nesta fase, é necessário entender os interesses deste público, para motivá-lo a aceitar um convite e prestigiar o evento. Não acredite no primeiro “sim”. Para garantir a presença dos convidados que desejamos é preciso criar uma estratégia de comunicação que tem início, pelo menos, 40 dias antes da data.

5 – Interatividade

Muita tecnologia e inovação para mostrar modernidade e surpreender o seu cliente e os convidados do evento. Interagir com os convidados vai além de um RSVP (confirmação de presença). Sistemas de hotsite pré-evento, e-mail marketing e a utilização das redes sociais para interagir com os convidados demonstram clareza e criam intimidade. Dê dicas do que ele encontrará no evento, mas lembre-se de reservar momentos lúdicos para surpreendê-los.

6 – Materiais

Nesta busca por um planeta sustentável, é importante manter a coerência nas propostas de material gráfico, brindes e cenografia, entre outros. Busque soluções que sejam reaproveitadas ou que possam ser reaproveitadas pelos participantes do evento.

7 – Montagem

Transforme o evento em uma experiência única. Antes de partir para o local do evento, faça um check list para não esquecer nenhum item e não atrapalhar o cronograma de ação. É responsabilidade da empresa coordenar e acompanhar a entrega dos serviços dos fornecedores in loco. Atenção especial às questões de segurança de todo o staff. Grandes cenografias, altura dos salões, pontos de eletricidades, geradores de alta tensão… todos esses itens exigem atenção redobrada. Ainda antes do evento, reserve espaço para os ensaios. Garanta o compromisso de todos os envolvidos, inclusive o cliente, nos ensaios técnicos e artísticos do evento.

8 – O evento

O grande dia. Cada área de um evento precisa de um líder, portanto, reúna todo o staff, envolva as pessoas no objetivo do evento, cheque dúvidas finais e renove o compromisso de todos com o projeto.

No dia do evento, detalhes pequenos podem comprometer toda uma entrega. Um microfone não ajustado no palestrante, uma porta entreaberta sem um responsável pode atrapalhar a magia do filme de abertura… Fique atento!

9 – Pós-evento

O pós-evento é uma das etapas mais complexas e importante para quem trabalha neste segmento. O primeiro ponto é a ser trabalhado é o relacionamento com os participantes. Garanta que todos receberão eventuais fotos, filmes ou conteúdos prometidos durante o evento. O segundo ponto é: notas fiscais devidamente alinhadas com as prévias aprovações, relatórios rápidos e detalhados, budget respeitado e materiais devolvidos de forma organizada. Terceiro ponto: pós-evento: zelar para que todos os compromissos com os fornecedores sejam honrados nas datas acordadas, dar feedback para todos os envolvidos no processo, compartilhando elogios ou pontos de melhoria para os próximos eventos.

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