Dicas de como organizar uma festa de formatura

Dicas de como organizar uma festa de formatura

Chegou a hora de dizer “estou formado”, e para fazer desse um momento inesquecível, confira dicas incríveis de como organizar sua festa de formatura

O baile de formatura é muito diferente de todas as outras festas, seja uma festa de aniversário ou casamento, por isso, organizar uma comemoração dessas, é sem dúvida, uma tarefa bem difícil. Em primeiro lugar, pela grandiosidade do evento e, depois, pelo número de pessoas envolvidas. Isso porque, enquanto as festas comuns envolvem um ou dois homenageados, uma festa de formatura envolve dezenas.

Se você, está completando esse ciclo e sonha com uma festa de formatura, veja dicas incríveis de como organizá-la.

 

Forme uma comissão de formatura

Para que tudo dê certo, é importante organizar a formatura com antecedência, por isso, reúna um grupo de alunos que estejam interessados em participar da comissão. Mas atenção, participar de uma comissão de formatura requer muita responsabilidade pois, além de lidar com muito dinheiro, tem que oferecer o melhor, gastando o mínimo possível.

É importante que esse grupo tenha entre 8 a 10 alunos: um presidente que ficará responsável por contatar os fornecedores e pesquisar preço; e o tesoureiro, responsável pela arrecadação de dinheiro e pagamentos. A princípio parece muita gente para pouca tarefa, mas um número grande de integrantes evita que um ou outro fique sobrecarregado.

Além disso, todos os gastos devem ser colocados numa planilha e todas as decisões devem ser registradas em uma ata, como é a comissão que ficará responsável pela arrecadação da verba esses cuidados facilitam na hora da prestação de contas.

comissão

 

Mantenha contato com os alunos interessados em fazer formatura

A partir do momento que a comissão estiver formada apresentem-se aos formandos, e explique o que foi decidido em reunião, esse é o momento de saber quantos alunos estão interessados em participar do baile. Lembre-os de que, quanto menor o número de alunos mais alto é o preço final.

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Escolha a data do evento

A melhor época para uma festa de formatura é no primeiro trimestre do ano seguinte ao término do curso. Já para o baile, a melhor data seria um dia após a colação de grau, mas sabemos que nem sempre é possível.

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Procura pelos fornecedores

Quando um bom número de adesões forem confirmadas, comece a pesquisar os fornecedores. Sempre que encontrar uma empresa que se identifique, faça uma reunião e tire todas as dúvidas, lembre-se que a proposta deve ser clara e muito detalhada.

  • A empresa fornece convites? Quantos? Quais os modelos?
  • Tem pacote com fotógrafos?
  • Disponibiliza beca e canudo?
  • Fornece os músicos para a colação de grau?
  • Fornece ou indica espaços para o baile e colação de grau
  • Quais as opções de banda?
  • Como será a iluminação?
  • Quais as opções de cardápio?
  • Quais as opções de cores e modelos para a decoração?

Na hora de assinar contrato com os fornecedores, verifique se a empresa responde algum processo judicial e peça sua certidão negativa no Procon para saber se houve reclamação e se elas foram solucionadas.

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Espaço do evento

Caso os fornecedores não tenham um local para a festa, chegou a hora de arregaçar as mangas e começar mais uma busca. Atente-se ao número de convidados que cada formando possivelmente levará, na dúvida calcule em média 10 convidados para cada.

Para escolher o local, preste atenção nos seguintes ítens:

  • O espaço é compatível com o número de formandos e convidados?
  • É seguro, bem ventilado, tem saída de emergência, extintores e seguranças?
  • É de fácil acesso, livre de congestionamentos e enchentes?
  • Tem estacionamento e manobrista?
  • O local tem palco e número suficiente de banheiros?

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Organize a colação de grau

É de responsabilidade da comissão de formatura indicar os homenageados, oradores e composição da mesa. Faça uma lista com opções de nomes e distribua aos formandos para que eles votem naquele que preferir. Faça uma votação com os interessados e escolha quem será o orador e jurador do evento.

Dicas:

  • As função são: orador, patrono, paraninfo, juradores, professor, homenageado e aluno que entregará as flores;
  • Componentes da mesa: diretor, coordenador do curso, patrono, paraninfo e professor homenageado;
  • Os discursos não devem ser muito longos;
  • Façam uma lista com sugestões de homenagem aos pais e escolham em uma reunião com os formandos.

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Como organizar o baile

Uma vez que a empresa contratada tomará conta de todos os detalhes, a comissão de formatura cuidará da organização das mesas e das valsas. Portanto, lembre-se:

  • A primeira valsa é com o pai ou mãe;
  • A outra com padrinho ou madrinha;
  • A última com um dos convidados.

Quanto a organização dos alunos nas mesas, tome o cuidado para colocar em mesas próximas aquele que têm maior afinidade.

Ah, não esqueça do vídeo com a retrospectiva dos formandos. Esse costuma ser um dos momentos mais engraçados da festa.

Esses são os passos principais para organizar uma festa de formatura, mas muita coisa pode ser customizada, basta todos estarem de acordo.

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E você, gostou das nossas dicas? Conta para gente como está a organização da sua festa de formatura.

 

Foto: fikdik.net

 

 

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